Współczesne przedsiębiorstwa muszą mierzyć się nie tylko z presją konkurencji, ale również z coraz bardziej restrykcyjnymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Wprowadzenie RODO sprawiło, że Inspektor Ochrony Danych (IOD) stał się kluczową postacią w strukturze wielu firm. Jednak zamiast tworzyć kosztowne etaty, coraz więcej organizacji decyduje się na outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych. Dlaczego to rozwiązanie zyskuje na popularności?
RODO jako impuls do zmiany struktury zarządzania danymi
Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych nakłada obowiązek powołania IOD w przypadku podmiotów, które:
-
przetwarzają dane wrażliwe na dużą skalę,
-
systematycznie monitorują osoby fizyczne,
-
działają w sektorze publicznym.
Rola Inspektora jest jasno zdefiniowana: ma on doradzać, nadzorować i reprezentować organizację wobec organu nadzorczego. Problem w tym, że rekrutacja właściwego kandydata bywa trudna – brakuje specjalistów o odpowiednich kompetencjach, a ich zatrudnienie to spore obciążenie dla budżetu.
Czym właściwie jest outsourcing funkcji IOD?
Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych to przekazanie odpowiedzialności za realizację zadań IOD firmie zewnętrznej lub wykwalifikowanemu specjaliście na podstawie umowy. Outsourcer pełni rolę zgodną z wymogami RODO, a organizacja zyskuje:
-
dostęp do aktualnej wiedzy prawnej i technicznej,
-
stały nadzór nad zgodnością z przepisami,
-
minimalizację ryzyka kar finansowych.
Korzyści biznesowe z outsourcingu IOD
1. Redukcja kosztów operacyjnych
Nie ma potrzeby tworzenia etatu, zapewniania szkoleń, narzędzi i zaplecza. Koszt outsourcingu jest przewidywalny i niższy niż całkowity koszt zatrudnienia eksperta.
2. Zewnętrzna perspektywa
Firmy outsourcingowe często prowadzą nadzór nad wieloma podmiotami. Dzięki temu mogą wskazać dobre praktyki i potencjalne zagrożenia, których wewnętrzny pracownik może nie dostrzec.
3. Gwarancja zgodności z przepisami
Outsourcing zapewnia dostęp do ekspertów śledzących bieżące interpretacje przepisów, orzecznictwo i wytyczne UODO. To szczególnie istotne w przypadku dynamicznych zmian w regulacjach.
4. Zwiększone bezpieczeństwo prawne i wizerunkowe
Błędy w zakresie przetwarzania danych mogą skutkować nie tylko karami, ale też poważnymi stratami reputacyjnymi. Profesjonalny IOD zmniejsza ryzyko naruszeń.
Dla kogo outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych?
-
średnie i duże firmy, które nie chcą angażować się w kosztowne rekrutacje,
-
instytucje publiczne, które muszą zapewnić zgodność z przepisami, ale mają ograniczone zasoby,
-
podmioty prywatne przetwarzające dane klientów, pracowników czy pacjentów (np. medycyna, edukacja, e-commerce),
-
organizacje z wieloma lokalizacjami – outsourcing pozwala zapewnić jednolity standard ochrony danych.
Podsumowanie
Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych to nie tylko sposób na spełnienie formalnych obowiązków wynikających z RODO. To także element strategii zarządzania ryzykiem, bezpieczeństwem informacji i reputacją marki. W czasach, gdy dane osobowe stają się zasobem równie cennym co kapitał, warto zadbać o ich ochronę z pomocą profesjonalistów.